Разработка концепции мероприятия

Что общего между свадьбой и открытием нового продуктового магазина? И то и то другое – важные события, только первое происходит в частной биографии молодоженов, а второе – в производственной жизни целой компании.

Чем крупнее мероприятие, тем больше нюансов требуется учесть его организаторам. Чтобы не упустить важное и не утонуть в деталях, для больших событий принято разрабатывать концепцию.

Что такое концепция мероприятия? Это одновременно его главная идея и правила игры для всех участников. Рассмотрим общие принципы разработки концепции мероприятия и некоторые моменты на примере мероприятия, посвященного открытию новой торговой точки.

Разработка концепции: пять этапов

  1. Проведение маркетинговых исследований:
  • определить, что собой представляет интересующий нас рынок – общий и региональный;
  • определить конкурентов, изучить их политику, в том числе в области рекламы;
  • определить целевую аудиторию.

Если вернуться к торговой точке, то ее менеджерам важно выяснить:

  • какие конкурирующие магазины есть в районе города, где построен новый павильон;
  • как конкуренты привлекают к себе посетителей (акции, скидки, особенности обслуживания, ассортимент, режим работы);
  • какое население преобладает в районе по социальному статусу и платежеспособности, роду занятий, национальности.
  1. Формирование конкретных целей, которые должны соответствовать интересам всего бизнеса.

Например, цель торжественного открытия торгового павильона – привлечь как можно больше покупателей, которые станут постоянными. Это позволит окупить затраты на строительство павильона через определенный срок (этот срок необходимо рассчитать).

  1. Проработка деталей:
  • место, время (удобное для целевой аудитории, к примеру, в магазине продуктов больше всего людей бывает вечером в будни);
  • источник, с помощью которого предстоит информировать аудиторию о предстоящем событии (СМИ, наружная реклама, печатная продукция, коммуникации);
  • список приглашенных авторитетных гостей (чиновники, депутаты, эксперты, журналисты и др.);
  • яркий элемент (выступление творческого коллектива, конкурс, мастер-класс, фейерверк);
  • акция (скидки на товары, подарки, карты покупателей);
  • рекламная продукция (визитки, буклеты, каталоги товаров – важно, чтобы у людей осталась визуальная информация о событии).
  1. Определение бюджета. Все, что вошло в «детали» события, предстоит перевести на финансовый язык.

Бюджет должен быть разумным. Например, при проведении мероприятия по открытию нового магазина в небольшом городе не нужно размещать информацию на центральных телеканалах, полезнее окажется бегущая строка в эфире местных программ.

Однако и урезать финансирование, отказываясь от большинства пунктов плана, опасно. Он может не сработать, цели окажутся недостигнутыми.

  1. Выбор подрядчиков, партнеров, спонсоров и назначение исполнителей.

Стоит собрать полную информацию о будущих подрядчиках и партнерах, включая отзывы их предыдущих клиентов, изучение завершенных проектов, портфолио и т.д. Удачный вариант, если подрядчики имеют свою производственную базу.

Четыре важных момента

Узнаваемость. Удачная идея обязательно должна быть близка всем участникам происходящего. Ее образы, символы, факты, задействованные активности должны соответствовать единой концепции, не должны противоречить.

Эмоциональность. Все, что происходит на мероприятии, делается для целевой группы. Важно, чтобы ее участники получили не только информацию, но и положительные эмоции. Чтобы будущие покупатели не только запомнили часы работы магазина, но и почувствовали, к примеру, что продавцы в нем доброжелательные и с юмором.

Новизна. Правильно продуманное событие изменяет представление каждого его участника о чем-либо. Например, на открытии магазина покупатели могут узнать о новых способах приготовления традиционных продуктов. Для этого можно пригласить повара из ресторана и устроить мастер-класс для покупателей или же предложить им брошюры по данной теме.

Виртуальная репетиция

Когда концепция будет готова, важно мысленно пройти каждый ее этап. Возможно, какие-то детали не учтены, какие-то лишние. Это поможет оптимизировать расходы и повысить эффективность мероприятия.